Communicatie en Risicomanagement

Proefschrift signalering
Op 9 juni jl. promoveerde Karel de Bakker aan de Universiteit van Groningen, faculteit Economie en Bedrijfskunde, op een onderzoek naar de effecten van Risico Management op …

… Projectsucces. En opnieuw toont wetenschappelijk onderzoek aan dat gedrag van mensen doorslaggevend is voor succes en niet het hanteren van formele modellen, in dit geval van methoden en technieken van Risico Management.

Hij destilleerde uit een literatuurstudie en een casestudy een formeel model voor risico analyse en probeerde dit via een gecontroleerd experiment uit. En wat blijkt, niet het model was doorslaggevend voor projectsucces, maar de communicatie tijdens het gebruik van het model, waarbij alle stakeholders bij een project waren betrokken. Als die communicatie niet gericht was op het eigen belang, strategisch handelen, zoals dat vaak in de praktijk wel het geval is, maar op het belang van allen, communicatief handelen, dan was dat bevorderend voor het bereiken van projectsucces.

Anders gezegd, in mijn woorden: het gaat niet om rekenmodellen aangaande kans en ernst en bestrijden of opvangen van gevolgen. Het gaat wel om de wijze waarop betrokkenen met elkaar risico’s verkennen, goed een onderscheid weten te maken tussen risico en onzekerheid, en uit zijn op het belang van allen.

Karel de Bakker: Dialogue on Risk. Effects of Project Risk Management on Project Success. University of Groningen, 2011, ISBN 97890 367481414, www.rug.nl/feb/onderzoek

8 thoughts on “Communicatie en Risicomanagement”

Karel de Bakker 7 jaar ago

Het proefschrift is (in pdf) gratis te downloaden van http://www.debee.nl.

Nicoline Mulder 7 jaar ago

Beste Karel,

Allereerst natuurlijk gefeliciteerd met je promotie! Wat een prachtig onderwerp in een prachtige setting. Tegelijkertijd maak ik me grote zorgen. Niet om je conclusie, die kan me niet vaakgenoeg wetenschappelijk worden aangetoond. Maar wel om de impact ervan op het veld van projectmanagement.
Teun van Aken concludeerde in 1996 (!) iets van gelijke strekking. Niet de technieken maar de mensen bepalen projectsucces. Er is sindsdien niets verandert. En net als mijn proefschrift dat niet gaat doen (zie ‘Projectmanagement veradert nooit!’ op deze pagina) gaat ook die van jou dat niet doen.

Ik nodig graag iedereen uit om op deze site met voorstellen, voorbeelden of (wetenschappelijke) aanpakken te komen om de resultaten van studies als van Van Aken, De Bakker en volgend jaar die van mij, niet in ‘ja, maar….’ put te laten verdwijnen. HOE GAAN WE PROJECTMANAGEMENT SUCCESVOL MAKEN?

Edwin Loos 7 jaar ago

Beste Karel. Mijn felicitaties met je promotie. Ga je proefschrift in alle rust lezen vanavond 😉

Beste Nicoline,

Zoals altijd bij oude gewoontes is het aanbrengen van verandering een moeilijke en vaak tijdrovende zaak. “Een oude plant moet je niet meer verpotten” zei mijn oma altijd.

En zo is het eigenlijk ook binnen verschillende vormen en takken van management. De wijze waarop in opleidingen word aangedrongen op het gebruiken van systemen en het gebruik van gestandaardiseerde processen is hieraan natuurlijk debet. Communicatie is een vakgebied welke onderbelicht is in opleidingen zoals Risicomanagement of Veiligheidsmanagement. Natuurlijk is er wel aandacht voor het opzetten van project teams en de vormen van overleg en besluitvorming. (denkhoeden en dat soort technieken).
Maar effectief communiceren blijft een onderwerp dat onderbelicht is tijdens die opleidingen. Zeker is er te weinig aandacht voor het ontwikkelen van de student op het gebied van effectief communiceren en de toegevoegde waarde hiervan.

Naar mijn mening zouden opleiders er goed aan doen de recente ontwikkelingen nauwgezet te volgen (Lees: De genoemde proefschriften) en de hieruit voortgekomen nieuwe inzichten verwerken in de opleidingen.
Mij valt op dat bij met name de opleiders in het afstandsonderwijs vaak werken met nogal verouderde lesstof (zal wel kosten gerelateerd zijn) waardoor je als student vaak met iets verouderde inzichten de werkvloer op komt. Ikzelf ondervang dit door veelvuldig de ontwikkelingen via het internet nauwgezet te volgen en de aangeboden kennis mee te nemen.
Daar we niet kunnen verwachten dat alle (aankomende) project of risico managers zichzelf onderrichten moeten we toch terugvallen op de wijze waarop deze vakgebieden in den lande worden aangeboden aan de studerenden of tijdens bijscholingen. Om zo langzaam maar zeker de vernieuwde inzichten in deze materie te kunnen integreren in het vakgebied.

Een pasklare oplossing die op zeer korte termijn werkt is er denk ik niet. Het zal een combinatie zijn van strategieen die een succesvolle formule zullen vormen hierbij.

Een leuke uitdaging zeker!

John Hermarij 7 jaar ago

Ik denk dat er meerdere redenen zijn waarom de conclusies uit de beide onderzoeken, en waarschijnlijk vele die hierna nog volgen, moeizamer overgenomen worden dan de onderzoekers zouden willen.

1) inzichten in de managementwetenschappen leggen het af tegen heersende trends, wereldwijd zien we een trend van verdergaande regelgeving en beheersing. Ik denk dat deze moeilijk te stoppen is, immers naarmate de wereldbevolking toeneemt is er behoefte aan meer regulatie.
2) opleiders lezen de proefschriften wel, maar als er geen vraag voor is, dan kunnen de in trainingen verwerkte inzichten niet verkocht worden.
3) de veronderstelling dat projectmanagement steeds succesvoller moet worden is meer een wens dan een realiseerbaar doel. In tegenstelling tot techniek, die gebonden is aan wat fysiek realiseerbaar is, is ‘succesvol’ management doorlopend afhankelijk van maatschappelijke ontwikkelingen en steeds weer nieuw instromende generaties, dat wat goed was toen is misschien niet meer goed nu of misschien ook wel vergeten.
4) mensen zelf hebben behoefte aan receptuur, methoden en formelere aanpakken voorzien in die behoeften en hebben daardoor een voordeel.

Hoe maken we projectmanagement succesvol, zou ik om willen vormen tot: hoe maken we individuele projectmanagers succesvol? Mijn antwoord daarop is: wij die de proefschriften wel lezen, vertalen dit in onze trainingen en in de praktijk van alle dag.

Ed van der Tak 7 jaar ago

Hallo Karel,

Gefeliciteerd met je proefschrift en het aantonen van iets dat sommige mensen, waaronder ikzelf, in de praktijk ook reeds hebben kunnen constateren.

Binnen projectplanning, mijn vakgebied voor jou informatie, heb ik goede herinneringen aan een aantal projecten die met ogenschijnlijk eenvoudige planningen werden beheerst. De kracht lag niet in de opbouw, volledigheid of complexiteit van de planningen maar in de wijze waarop zij als communicatie middel werden gebruikt. En vooral de wijze waarop deze door de projectmanagers werden ondersteund.

Het is eenvoudig te begrijpen dat leesbare planningen gemakkelijker door projectbetrokkenen worden gelezen en begrepen. Leesbaar zegt overigens niets over aantal activiteiten, relaties ofwel de hoeveelheid data in de planning of zelfs de gebruikte methodiek of software. Het is vooral de wijze waarop deze passend op functie, moment of doel wordt gepresenteerd.

Maar (ja er altijd een maar), aan het komen tot dit ‘besef’ en de toepassing hiervan in mijn werkzaamheden, en het kunnen creeren van het benodigde vertrouwen met de projectmanager, is een traject van ervaring (vallen en opstaan) vooraf gegaan. Een traject waarin je leert van je projecten en deze leermomenten bewust en onbewust meeneemt naar het volgende project.

Ik kan mij voorstellen, en zie dat om mij heen, dat niet iedereen hetzelfde proces doorloopt of kan doorlopen. Ook is niet iedereen op het project op hetzelfde ervaringsniveau. De leercurve van de mens gaat nu eenmaal van techniek naar inzicht en pas daarna communicatie.

In denk dat de oplossing met name kan liggen in het samenstellen van de juiste mix in zowel het projectteam als het gebruik van methoden en technieken. Binnen projectorganisaties zou je een rol van senior ‘vakcoach’ kunnen implementeren die de leercurve ondersteund en versneld (waar mogelijk).

Ik ga de komende dagen zeker in je proefschrift duiken en lees voor de uitdaging ipv risicomanagement mijn vakgebied planning.

Groet,

Ed

Frank Fondse 7 jaar ago

Karel gefeliciteerd met deze mijlpaal.

Nicoline je oproep heeft me verleid een reactie te plaatsen.

Als je een schip gaat bouwen laat je eerst iedereen naar de zee verlangen!

Vooropgesteld dat bepaalde afspraken en standaarden over de manier van werken helpen bij het uitvoeren van je project. Grootste valkuil daarvan is de schijnzekerheid die dat met zich meebrengt. Verder is het een randvoorwaarde dat iedereen die in het project werkzaam is, vakmens op zijn/haar terrein is.
Volgens mij is de drijvende kracht de intrinsieke motivatie van de teamleden. Die intrinsieke motivatie (het “heilige vuur”) komt voort uit natuurlijke interesse, inspiratie, passie en komt uit de mensen zelf. Ik ben ervan overtuigd dat je binnen een duidelijk kader (de projectkaders, de hekken om de speeltuin) het team de vrijheid, het vertrouwen en de verantwoordelijkheid moet geven (Covey; snelheid van vertrouwen) het resultaat te behalen. Bijvoorbeeld “in het voorjaar varen we uit”.

Die manier van werken is echt anders, bijvoorbeeld:
-Principle based en niet rule based
-Uitgaan van vertrouwen (let op is geen vrijheid blijheid)
-Kernwaarden als transparantie, vertrouwen, afspraak is afspraak zijn essentieel

Frank Fondse

Karel de Bakker 7 jaar ago

Dank aan allen voor de positieve reacties. Het doet me veel plezier om te zien dat mijn onderzoek door zowel de wetenschappers als mensen uit de praktijk wordt opgepakt.

De veranderingen in de praktijk van het vakgebied (projectmanagement en risicomanagement) zullen langzaam gaan, en dat is omdat het onderzoek (waaronder mijn onderzoek) raakt aan de filosofische fundamenten van hoe we de werkelijkheid beschouwen. Gedraagt de werkelijkheid zich voorspelbaar en kunnen we die werkelijkheid objectief kennen (positivistisch; het vertrekpunt van het traditionele project- en risicomanagement), of is de werkelijkheid inherent onzeker, en kunnen we haar niet volledig kennen, laat staan haar gedrag voorspellen?

Mijn onderzoek zit wat meer in die tweede stroming (= de werkelijkheid is inherent onzeker), en dat komt omdat in de projecten die ik heb bestudeerd het menselijk gedrag (en de risico’s die daaruit voortkomen) een belangrijkere rol spelen dan de technische risico’s. Technische risico’s zijn risico’s die zich, in tegenstelling tot risico’s die voortkomen uit menselijk gedrag, wel voorspelbaar gedragen, en die dus met het bestaande risicomanagement kunnen worden gemodelleerd en beheerst.

Je ziet het bijvoorbeeld aan de discussie omtrent project succes. Het wetenschappelijk onderzoek naar project succes (waaraan Teun indertijd een belangrijke bijdrage heeft geleverd) wijst al jaren op een veel bredere definitie van project succes dan het traditionele “complying with time-budget-quality boundaries”. Na de theoretische ontwikkeling van het concept vanaf de jaren 90 (o.a. Turner & Cochrane, 1993; Shenhar et al, 2001) is daar later ook empirisch werk bijgekomen (op IT gebied o.a. Agarwal & Rathod, 2006; Thomas & Fernandez, 2008). Toch blijven de handboeken projectmanagement stug vasthouden aan de traditionele definitie. Een definitie die overigens uitgaat van een positivistisch beeld van de werkelijkheid.

Persoonlijk zie ik alle discussies omtrent deze onderwerpen (die niet alleen op het terrein van projectmanagement en project risicomanagement gevoerd (gaan) worden) met veel plezier tegemoet!

Willem Mastenbroek 7 jaar ago

Beste Nicoline

De reacties op jouw vraag laten een boel redenen zijn die maken dat waardevolle inzichten niet gebruikt worden. Ik zie in de reacties twee clusters van redenen die mij aanspreken en die ik herken.
1. De inzichten worden onvoldoende uitgedragen.
2. Er is geen behoefte aan.
Deze twee clusters versterken elkaar in een noodlottige omhelzing! Welke kant moeten we uit?

Ad 1 Inzichten verpieteren in academisch isolement. Kennis over beter projectmanagement komt pas tot wasdom in een sociaal leerproces samen met de gebruikers. De kans daarop neemt aanzienlijk toe als de inzichten in praktisch toepasbare termen met de nodige concrete voorbeelden worden aangereikt. Maar vervolgens moet er wel een forum zijn waar het wordt opgepikt en getoetst aan de ervaringen van gebruikers.

Ad 2 Als kennis direct gekoppeld is aan betere resultaten maakt het een grotere kans. En al helemaal als kennis gekoppeld is aan het commerciele succes van projectmanagers cq de betreffende firma’s. Zolang de oude inzichten nog steeds ‘moneyspinners’ zijn zullen ze niet vervangen worden. Neem de overbekende valkuilen bij grote ICT projecten. We weten waar het aan schort en waar de oplossing ligt maar we brengen het niet in de praktijk. Zie: http://bit.ly/bxaqUS

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *